日商企業在台灣設立分公司、子公司或其他營業據點後，隨著員工人數增加，通常需要建立完整的「工作規則」（就業規則）及人事管理制度。然而，台灣與日本在勞動法制、工時制度、休假規定及解僱制度等方面存在相當程度的差異。

實務上，日商最常見的問題之一，就是將日本總公司既有的就業規則或人事制度直接翻譯成中文後在台灣使用。這種做法看似有效率，卻可能因為制度設計本身不符合台灣《勞動基準法》等強制規定，而產生勞資爭議或法令遵循風險。

以下整理日商在台灣制定及修訂工作規則時，應特別注意的幾項重點。

一、30人以上即有工作規則之法定義務

1. 僱用人數達30人，應依法訂立工作規則

依《勞動基準法》第70條規定，雇主僱用勞工人數達30人以上者，應依事業性質訂立工作規則，內容應包括工作時間、休息、休假、工資、延長工時、考勤、請假、獎懲、升遷、解僱、資遣、退休、福利措施及勞工安全衛生等事項。此外，《勞動基準法施行細則》第37條進一步規定，雇主於僱用勞工人數滿30人時，應即訂立工作規則，並於30日內報請當地主管機關核備；工作規則日後如因法令、勞資協議或管理制度變更而修正，也應依同一程序辦理。

因此，對於正在快速擴張的日商而言，「目前還不到30人」並不代表可以完全不建立工作規則及人事制度。從實務管理角度而言，若預期員工人數即將達到30人，提前建立符合台灣法令的制度，通常更為穩妥。

2. 核備後仍須依法公告及提供員工閱覽

工作規則經主管機關核備後，雇主應即於事業場所內公告並印發各勞工。
因此，實務上不宜僅將工作規則放在公司內部電腦或由人資部門保存，而應確保員工可以實際知悉及查閱工作規則內容。

另外需要注意的是，「主管機關核備」並不等於主管機關認證工作規則的全部內容均屬合法。依《勞動基準法》第71條，工作規則如違反法令之強制或禁止規定，或違反適用於該事業之團體協約規定，其相關內容仍屬無效。

換言之，工作規則取得核備，並不是公司日後主張相關條款合法性的絕對保障。

二、工時制度不能直接套用日本母公司的規定

1. 「固定加班費」並非當然違法，但必須符合台灣法令

日本企業常見的「みなし残業」或固定加班費制度，在台灣並非一概禁止。
但如果公司採取「每月固定支付一定金額作為加班費」的制度，仍須確保實際給付不低於勞工依法應得的延長工時工資；若實際加班時數所計算出的法定加班費高於固定金額，雇主仍應補足差額。
因此，工作規則不宜僅簡單規定「每月加給固定加班費○○元，即視為已包含所有加班費」，而應將固定加班費所涵蓋的範圍、計算方式及超過約定時數後的處理方式明確化。

2. 日本的「裁量勞動制」不能直接套用到台灣

這是日商最容易產生誤解的地方之一。
日本勞動法中的「裁量労働制」與台灣《勞動基準法》第84條之1的制度並不相同，不能單純以「日本公司對管理職採裁量勞動制」為理由，在台灣直接排除一般工時及加班費規定。
台灣《勞動基準法》第84條之1所規範的是經中央主管機關核定公告的特殊工作者。符合資格者，才可以由勞雇雙方另行約定工作時間、例假及休假等事項，並報請當地主管機關核備。

因此，職稱是「經理」、「課長」、「部長」或「Manager」，並不當然代表可以適用第84條之1。

三、變形工時必須符合適用條件及法定程序

日商常有依日本總公司制度安排週休二日、輪班、彈性工時或集中工作日的需求，但台灣的變形工時制度具有明確的法律要件。
例如，擬採用變形工時制度者，原則上須經工會同意；事業單位無工會者，則須經勞資會議同意，且四週與八週變形工時制度僅適用於經中央主管機關指定之行業。
因此，單純在工作規則中寫入「公司得實施變形工時」並不足以取代法律所要求的程序。
此外，如果制度的實施涉及個別勞工原有工作時間、上下班時間、休息時間或休假安排的重大變更，仍應進一步檢視勞動契約及個別勞工同意等問題，不能僅依賴工作規則處理。

四、加班費計算必須符合台灣法定標準

台灣對延長工時工資有明確的法定計算標準。
例如，平日延長工時在2小時以內者，應按平日每小時工資額加給1/3以上；再延長工作時間在2小時以內者，則應按平日每小時工資額加給2/3以上。
因此，日商如果直接將日本總公司所使用的「固定加班費」、「月間固定殘業代」或其他薪資計算方式套用於台灣，應重新檢視其是否符合台灣《勞動基準法》第24條等相關規定。
此外，休息日、例假日及法定休假日出勤的工資計算方式也有所不同，工作規則應分別規範，不宜以單一「加班費率」概括處理。

五、特別休假制度與日本年次有給休暇並不相同

1. 台灣特休採法定階梯制

台灣《勞動基準法》第38條規定，勞工工作滿6個月未滿1年者，享有3日特別休假；滿1年以上未滿2年者為7日，之後依年資逐步增加，最高至每年30日。
這與日本的年次有給休暇制度在給假時點及計算方式上並不完全相同，因此日商不宜直接將日本的年休規則翻譯後使用。

2. 特休原則上由勞工排定

台灣法制的一個重要特色，是特別休假期日原則上由勞工排定；雇主只有在企業經營上具有急迫需求，或勞工因個人因素等情形，始得與勞工協商調整。
因此，如果日商工作規則規定「特休須經主管核准」或「公司得依業務需要決定特休日期」，就應特別檢視其內容是否已實質限制勞工依法排定特休的權利。

3. 未休特休原則上應折發工資

勞工的特別休假因年度終結或契約終止而未休者，原則上雇主應發給未休假日數之工資；年度終結時，勞雇雙方亦得協商將未休特休遞延至次一年度，但次一年度終結或契約終止時仍未休者，仍應依法發給工資。

因此，工作規則不宜訂定「特休逾期即失效」或「未休特休不予補償」等一概而論的條款。

六、請假制度應依台灣法令重新設計

日商母公司通常已有完整的日本請假制度，但在台灣仍應依《勞工請假規則》及《性別平等工作法》等規定重新檢視。
例如，現行《勞工請假規則》規定，普通傷病假未住院者，一年內合計不得超過30日；其中一年內未超過30日的普通傷病假，工資原則上折半發給。
此外，婚假、喪假、事假及其他法定假別，均有各自的給假日數及薪資規定。
因此，日商若直接採用日本母公司的「病假原則上不給薪」、「有給休暇須經公司核准」等制度，均應先確認是否與台灣法令相容。

七、獎懲、考績與解僱制度尤其需要注意

1. 公司並非可以任意透過工作規則創設「罰款」

日商工作規則經常設有遲到、早退、違反公司規定等懲戒條款，但在台灣，雇主的懲戒權仍受到勞動法令限制。
尤其是以扣薪作為懲戒手段時，必須區分「實際未提供勞務所對應的工資不予給付」與「以扣減既得工資作為懲罰」兩種情形，不能簡單以「違規即扣薪」概括規定。
此外，雇主亦不得預扣勞工工資作為違約金或賠償費用。相關制度設計應特別避免產生違反《勞動基準法》強制規定的問題。

2. 「考績不好」不等於當然可以解僱

台灣的解僱制度與日本存在相當大的差異。
雇主如依《勞動基準法》第11條進行資遣，或依第12條進行懲戒解僱，均須符合各該法定事由。
因此，日商工作規則若單純規定「考績連續兩年不合格，公司得予以解僱」，並不代表公司即可當然合法解僱。
尤其涉及第11條第5款「勞工對於所擔任之工作確不能勝任」的情形時，實務上仍須檢視具體事實、改善機會、輔導措施及其他替代手段等，並受到解僱最後手段性原則的拘束。

至於第12條的懲戒解僱，也必須符合具體法定事由及相關期間等要件。
因此，工作規則中的「重大違反」、「情節重大」、「不能勝任」等概括用語，最好搭配具體且客觀的判斷標準，以降低日後勞資爭議風險。

八、日文版工作規則不能取代中文法令文件

對於日商而言，工作規則常見的實務需求是同時製作中文及日文版本，以便日本籍管理階層及台灣員工理解。
這種雙語制度本身沒有問題，反而有助於企業內部溝通。但應注意：
台灣主管機關的核備程序應以符合台灣法令要求的中文工作規則為基礎；日文版本則建議作為內部管理及員工理解之用。
如果公司同時提供中、日文版本，建議明確約定兩種語言版本發生文義歧異時的處理方式，例如約定以經主管機關核備之中文版本為準。
同時，也應避免發生「中文版本送主管機關核備，但公司實際依日文版執行」的情況。否則，即使中文工作規則本身沒有問題，實際執行方式仍可能衍生勞資爭議。

九、日商制定工作規則的核心，不是「翻譯」，而是「在地化」

對日商而言，制定台灣工作規則時最大的風險，往往不是完全不了解台灣法律，而是過度依賴日本總公司的既有制度。
例如：
* 日本的「裁量労働制」不等於台灣的第84條之1；
* 日本的「みなし残業」不能直接等同於台灣的固定加班費制度；
* 日本的年次有給休暇制度不能直接取代台灣的特別休假制度；
* 日本企業常見的考績、懲戒及解僱制度，也不能直接取代台灣《勞動基準法》的法定解僱制度；
* 日本總公司制定的日文就業規則，也不能取代台灣依法應建立、核備及公告的工作規則。

因此，對於在台灣營運的日商而言，較理想的做法並不是單純將日本母公司的就業規則翻譯成中文，而是以台灣《勞動基準法》及相關勞動法令為基礎，重新檢視工時、薪資、休假、請假、考勤、獎懲、考績、解僱及離職等制度，再將日本企業文化及管理制度適當融入其中。

一份好的工作規則，不只是「通過主管機關核備」的文件，更應該成為企業日常人事管理及降低勞資爭議的重要制度工具。